FAQ

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Aprire un conto bancario inglese nel Regno Unito

Aprire un conto bancario inglese per il vostro business

Per gestire un business nel UK potete:

  • Aprire un nuovo conto in UK
  • Usare un conto che già possedete nel vostro paese
  • Aprire un conto in sterline nel vostro paese

Sarà probabilmente più economico aprire un conto in UK o creare un conto in sterline nella filiale inglese della vostra banca, piuttosto che usare un conto che già si possiede nel vostro paese d’origine. In questo modo si potranno evitare tasse applicate su transazioni e cambio valuta.

Se il vostro business ha un indirizzo commerciale in UK

Se il vostro business o società ha un proprio indirizzo commerciale in UK è di solito semplice aprire un conto bancario UK per il vostro business. Comunque, l’indirizzo commerciale non deve coincidere necessariamente con la sede legale “Registered Office”, ma deve essere un indirizzo da cui effettivamente viene svolta l’attività.

Se il vostro business non ha un indirizzo commerciale in UK

Nella nostra esperienza per le piccole aziende, se il vostro business o società non ha un proprio indirizzo commerciale in UK, è virtualmente impossibile aprire un conto bancario inglese.

Se avete amministratori o soci fiduciari (prestanome)

La banca vorrà stabilire l’identità del “vero” titolare e amministratore del business. In termini pratici, ciò significa che la banca vorrà incontrare, o almeno identificare, tutti i titolari e amministratori effettivi della società. Quindi, l’identificazione di titolari e amministratori effettivi dovrà essere chiarita alla banca prima che la stessa consenta all’apertura di un conto.
Un ulteriore problema connesso è il fatto che, anche se sussistono legittime ragioni commerciali che giustificano la presenza di fiduciari, questa presenza allerta immediatamente tutte le organizzazioni professionali (includendo banche e commercialisti) relativamente ai rischi di antiriciclaggio del denaro o crimine. Infatti, è un requisito legale per tutte le aziende conoscere e identificare correttamente la propria clientela. La presenza di un fiduciario aggiunge incertezze e fa sorgere domande. Per questa ragione, anche quando l’identità dell’amministratore e del beneficiario effettivo possono essere confermate, l’introduzione di fiduciari complica significativamente il processo di apertura di un conto bancario inglese.

Il processo per aprire un conto bancario inglese

Tale processo varia di banca in banca e di caso in caso.

Application on-line

Nei casi più semplici, è possibile effettuare la domanda per aprire un conto bancario inglese online attraverso un programma informatico che le banche rendono disponibile ai commercialisti. In questi casi il conto è approvato dalla banca in anticipo e gli amministratori e soci di rilevanza sono invitati dalla banca a confermare le proprie identità e la correttezza delle informazioni fornite. Queste situazioni sono di solito rapide e dirette.

Application face to face

Per casi più complicati viene inviato alla banca un profilo completo del potenziale cliente. In alcuni casi la Banca stessa, una volta analizzate le informazioni inviate, fornisce un indicazione preventiva circa la probabilità o meno che il conto bancario inglese venga aperto con successo. In altri casi, questa indicazione da parte della banca non perviene. In ogni caso, amministratori e soci sono invitati dalla banca a discutere la richiesta di apertura del conto e a confermare le proprie identità e la correttezza delle informazioni fornite.

Requisiti per la conferma dell’identità

Questi tipi di requisiti, variano solitamente di banca in banca. Tuttavia, tecnicamente le banche richiedono sempre di incontrare e verificare le identità di tutti gli amministratori e soci di rilevanza. È consigliabile che i richiedenti portino con se, almeno, due documenti d’identità con foto (passaporto, carta d’identità, patente) e due documenti recenti che provino l’indirizzo di attuale residenza (estratto conto bancario non stampato online, bollette, lettere per il pagamento delle tasse). L’indirizzo deve essere lo stesso su tutti i documenti presentati.

Tempi di apertura di un conto

I tempi di apertura di un conto bancario ingelse possono variare da una settimana fino a tre mesi. In media il processo richiede circa un mese.

Dichiarazione Dei Redditi Inglese delle persone fisiche

Chi deve completare una dichiarazione dei redditi inglese

Non tutti devono completare una dichiarazione dei redditi inglese (Self Assessment UK Tax Return). Se i vostri affari sono semplici, c’è la possibilità che la persona già paghi tutte le imposte dovute sui guadagni o sulla pensione tramite il sistema PAYE.

Si dovrà probabilmente completare una dichiarazione dei redditi inglese nel caso in cui si gestiscano affari più complicati da un punto di vista fiscale, nonostante si sia già pagato tramite il sistema PAYE.

Esistono alcune circostanze in cui si dovrà praticamente sempre e completare una dichiarazione dei redditi inglese; ad esempio:

  • Lavoratori autonomi
  • Amministratori di società
  • Amministratori Fiduciari
  • Coloro che ricevono redditi dall’estero

Elementi base sulle imposte sui redditi nel Regno Unito

Una dichiarazione dei redditi inglese deve essere completata ogni anno. Per la dichiazione dei redditi delle persone fisiche l’anno fiscale va dal 6 Aprile al 5 Aprile.

Le persone fisiche pagano una tassa sui redditi. Non tutti i redditi sono tassabili e si viene tassati solo su redditi sopra un certo ammontare.  In ogni caso, esistono sgravi e agevolazioni che possono ridurre il gettito fiscale.

Si pagano tasse sui redditi per elementi quali:

  • Stipendio
  • La maggior parte delle pensioni
  • Interessi sui risparmi
  • Redditi da affitti
  • Benefit lavorativi

Non si pagano tasse sui entrate derivanti da elementi come conti esenti fiscalmente, gli ISAs (conti di risparmio personali) e le vincite.

Come viene riscosso il pagamento della tassa sui redditi

Di solito il pagamento della tassa sui redditi viene riscosso attraverso:

  • Il sistema PAYE (ritenuta d’acconto) , se si è lavoratori dipendenti;
  • Il Self-Assessment tax return, se si è lavoratori autonomi o se si hanno altre fonti di reddito che non provengono dai propri datori di lavoro.

Con il sistema PAYE, le tasse sono pagate direttamente al HMRC dal datore di lavoro, in nome e per conto del lavoratore dipendente.

Con il Self-Assessment tax return, la persona interessata dovrà personalmente compilare un modello di dichiarazione dei redditi inglese e pagare in prima persona.

Le basi del calcolo delle tasse sul reddito nella dichiarazione dei redditi inglese

A grandi linee, per calcolare l’onere fiscale, è necessario:

  • Sommare tutte le fonti di reddito
  • Dedurre le voci esenti tasse
  • Applicare la giusta tassa alla differenza ottenuta

Voci esenti tasse (tax free allowances)

Praticamente tutti i residenti nel Regno Unito ricevono una “Personal Allowance”, che consiste in un importo di redditi imponibili che possono essere ricevuti o guadagnati ogni anni esenti da imposte (tax-free).

Quanto si paga l’imposta sui redditi

Si deve ricondurre ogni reddito a tre categorie diverse:

  • Redditi non da risparmi- come stipendi, redditi da lavoro autonomo, la maggior parte delle pensioni, redditi da affitti
  • Redditi da risparmi – che includono redditi da interessi provenienti da UK o esteri
  • Redditi da dividendi – provenienti da UK o esteri

Deduzioni fiscali

Sarà possibile dedurre tasse da redditi provenienti, nell’ordine, da non risparmi, risparmi e dividenti.

Calcolare le proprie tasse

Al netto di tutte le deduzioni fiscali, l’ammontare fiscale viene calcolato usando diverse aliquote fiscali e una serie di scaglioni.

I redditi da risparmi e da dividendi sono aggiunti alle altre fonti di reddito e tassati alla fine. Ciò significa che le aliquota d’imposta su queste entrate è basata sullo scaglione di reddito più alto che si raggiunge.

I redditi da risparmi e non, sono tassati a : Aliquota Base 20%; Aliquota Maggiore 40%; Aliquota Addizionale 50%; a partire dal 6 Aprile 2013 , un Aliquota Addizionale  pari al 45%

I dividendi sono tassati a: Aliquota Base 10%; Aliquota Maggiore 32.5%; Aliquota Addizionale 42.5%; a partire dal 6 Aprile 2013 , un Aliquota Addizionale  pari al 37.5%

Esistono inoltre regole particolari e aliquote diverse che si applicano ai redditi da risparmio che non raggiungono una determinata soglia.

Notare bene:

Ovviamente, il sistema fiscale britannico è molto più complicato dell’esempio mostrato in precedenza; tale esempio deve essere inteso solo a fini indicativi.

Lavoro autonomo vs Lavoratore dipendente

Lavoro autonomo vs Lavoratore dipendente. Quali sono le tasse sul lavoro in inghilterra?

Lavoratori in proprio e lavoratori dipendenti dovranno entrambi pagare tasse sui redditi. In linea di massima gli obblighi fiscali sono gli stessi e le tasse sul lavoro in inghilterra sono differenti. La differenza principale risiede nel fatto che la tassa per il lavoratore in proprio (sole trade tax) è pagata sui profitti al netto dei costi, il che, da un punto di vista fiscale può risultare vantaggioso. I lavoratori dipendenti devono pagare il National Insurance (Previdenza Sociale), che fa alzare i costi, e devono dedurre le tasse a monte, il che porta a ulteriori oneri amministrativi.

Tasse per il lavoratore dipendente

Il lavoratore dipendente paga una tassa sui redditi e un “Class 1 National Insurance contribution” attraverso il sistema PAYE (pay as you earn). Il datore di lavoro deduce questi oneri fiscali prima di pagare il dipendente al netto. Inotre, Il datore di lavoro deve pagare anche“National Insurance” per il dipendente, che solitamente si aggira intorno al 14%. Per questa ragione le tasse pagate sotto il sistema PAYE sono normalmente più alte di quelle pagate dai lavoratori in proprio.

Tasse per il lavoro autonomo

In questo caso è responsabilità del lavoratore pagare tasse sui redditi e contributi della Previdenza Sociale (National Insurance). A seconda di quanto si guadagna, si dovrà pagare la Class 2 o la Class 4 del National Insurance contribution (NIC).

Lavoratore in proprio o Lavoratore dipendente?

Al fine di rispondere a questa domanda è necessario determinare se la persona lavora con un “contract OF service” (lavoratori dipendenti) o con un “contract FOR services” (lavoratore autonomo, collaborazione occasionale). Per i fini delle imposte e dei contributi della Previdenza Sociale (NIC) non esiste una definizione di contract of service o di contract for services. Non importa come le parti chiamino o individuino il loro rapporto lavorativo. Ciò che conta è la natura effettiva del rapporto.

Al fine di determinare la natura di un contratto, è necessario applicare i principi di diritto (common law principles). Nel corso degli anni, la dottrina ha definito alcuni fattori e punti chiave che sono rilevanti al fine dell’identificazione. Tali parametri sono riportati di seguito.

Come regola generale, per identificare che un lavoratore sia un dipendente o un lavoratore autonomo, si consideri la seguente lista di domande.

Se si può rispondere affermativamente a tutte le domande, allora il soggetto è probabilmente un lavoratore dipendente:

  • Devono svolgere loro stessi il lavoro?
  • Qualcuno può dirgli in qualsiasi momento cosa fare, quando completare il lavoro e come lavorare?
  • Possono lavorare un certo monte ore?
  • Possono essere spostati da un compito ad un altro da qualcuno?
  • Sono pagati a ora, settimana o mese?
  • Possono ricevere pagamenti per bonus o lavoro straordinario?

Se si può rispondere affermativamente a tutte le seguenti domande, allora il soggetto è probabilmente un lavoratore autonomo:

  • Possono assumere qualcuno per fare il lavoro o pagare aiutanti a loro spese?
  • Rischiano il loro stesso denaro?
  • Forniscono gli oggetti e attrezzature fondamentali necessarie per eseguire il loro lavoro (non semplici oggetti che ogni dipendente compra per se stesso)?
  • Concordano un compenso fisso per completare un progetto indipendentemente dalla durata del lavoro?
  • Possono decidere che lavoro fare, come e quando farlo e dove fornire il servizio?
  • Lavorano regolarmente per un numero diverso di persone (clienti)?
  • Devono correggere un lavoro non soddisfacente durante il loro tempo libero e a loro spese?

È possibile verificare il proprio status lavorativo usando gli indicatori sul lavoro di HMRC (HMRC’s employment indicators)

Ltd, Partnership e Sole Trader

Aprire una Ltd

Il tipo di società più semplice da costituire in UK e la private Ltd. In questo caso è necessario nominare persone che gestiscono la società (chiamati directors) e registrare (o incorporare) la società alla Company House (Camera di Commercio Inglese).

L’ amministratore della società è anche un dipendente della società stessa. Ciò significa che i guadagni personali e i redditi d’impresa sono distinti.

Per aprire una Ltd è necessario:

  • Avere un nome e un indirizzo della società
  • Registrarsi alla Company House
  • Avere almeno un director
  • Avere almeno un azionista
  • Avere definito gli “articles of association” (regole condivise per la gestione dell’azienda)
  • Mettere in regola il business per il pagamento della corporation tax (imposta sulla società)

Una volta ricevute tutte le informazioni necessarie dai nostri clienti, possiamo aprire una Ltd molto velocemente (di solito entro un giorno).

Registrare un business come Sole Trader

Registrarsi come Sole Trader è il modo più semplice per iniziare un business in UK. E’ infatti più facile e più economico iniziare come una Sole Trader che aprire una Ltd.

Sole Trader, significa che solo una persona controlla  il business, ma può decidere di lavorare da solo o assumere dipendenti.

E necessario che il Sole Trader si registri per il self-assessment tax (dichiarazione dei redditi), il che significa che la persona stessa (o noi) dovrà calcolare le proprie tasse.

Per costituire una Sole Trader è necessario:

  • Avere un National insurance number (NI)
  • Registrarsi per il self-assessment con HM Revenue and Customs (HMRC)
  • Operare usando il proprio nome o scegliere una denominazione sociale (business name)

Registrare un business come partnership

Iniziare come un partnership, è più facile ed economico che aprire una Ltd. Nel caso di una ordinary business partnership, una persona gestisce il suo business individualmente, ma tutti i partner condividono la responsabilità di impresa.

Per costituire una partnership è necessario:

  • Registrarsi per il self-assessment con HMRC
  • Dare un nome al business seguendo determinate regole (denominazione sociale)
  • Gestire il business come un individuo
  • Scrivere un partnership agreement (contratto di partenariato/ di parthenrship)

Il tempo necessario alla costituzione di una partnership è solitamente determinato dal tempo necessario per la scrittura e  la firma del partnership agreement.

Registrare un business come limited liability partnership (LLP)

I processi per aprire un LLP e per aprire una società sono molto simili. In una limited liability partnership, si gestisce un business come persone fisiche e si è tassati come tali; ma la partnership ha un’entità legale propria.

Per costituire una LLP (limited liability partnership) è necessario:

  • Definire un nome e un indirizzo per la partnership
  • Registrarsi con la Company House
  • Avere almeno due partner
  • Scrivere un partnership agreement

Registrare il business come una società estera

Se si sta espandendo la propria attività nel Regno Unito e si desidera condurre tale attività da un indirizzo in UK, è necessario registrare il business alla Company House.

 

Residenza della società e doppia tassazione

La residenza della società determina dove la stessa paga le tasse

È importante che i cittadini non-residenti in UK comprendano i principi della doppia tassazione e le regole sulla residenza della società; queste regole determinano infatti, se la società in UK dovrà pagare tasse nel Regno Unito o in un’altro paese .

Il principio della doppia tassazione

Il sistema della doppia tassazione prevede che, nei casi in cui esiste un trattato relativo alla doppia tassazione tra i paesi coinvolti, le tasse pagate in un paese vengono dedotte dalle tasse pagate in un altro. Ad esempio, supponiamo che una società inglese svolga delle operazioni in Italia. In questo caso la società pagherà tasse in UK relativamente ai redditi guadagnati all’estero. Ma, allo stesso tempo, essa sarà tassata in Italia relativamente ai ricavi ottenuti all’interno del paese. Ciò sarebbe svantaggioso e non equo, in quanto i profitti italiani sarebbero tassati due volte. Per evitare ciò, le tasse nel Regno Unito sono dedotte per l’ammontare già pagato in Italia.

La principale residenza fiscale di un business

Le regole che disciplinano dove la società dovrà pagare le tasse societarie, sono stabilite nella legislazione britannica, che a sua volta incorpora l’accordo sulla doppia tassazione. L’accordo sulla doppia tassazione tende a seguire un modello piuttosto omogeneo. In questa pagina sono illustrate alcune indicazioni relativamente agli accordi tra Italia e Regno Unito sul tema della doppia tassazione. Detto ciò, esistono delle differenze ed è importante comprendere gli accordi di doppia tassazione tra i paesi coinvolti, cosi come le regole locali dei singoli paesi.

Una breve sintesi delle leggi Inglesi di pertinenza (Residenza della società)

Ai fini della legislazione fiscale inglese, una società è considerata residente nel Regno Unito se:

  1. è costituita nel Regno Unito (con alcune eccezioni) o
  2. la gestione centrale e il controllo dei sui affari sono nel Regno Unito.

Sotto la prima regola, una società che è stata recentemente costituita nel Regno Unito sarà normalmente considerata residente nel Regno Unito. Il luogo della gestione centrale e del controllo, come prova di residenza, è rilevante solo per società che non sono costituite nel Regno Unito e quindi non si applica alla vostra società.

Una breve sintesi delle normative di pertinenza contenute nella Convenzione Bilaterale (Residenza della società)

La Convenzione Bilaterale tra Italia e Regno Unito in Materia di Tassazione (“Convenzione Bilaterale”) stabilisce che una società è residente in Italia se, per la legge Italiana, è assoggettata alle imposte in Italia.  Allo stesso modo, una società è residente nel Regno Unito se, per la legge inglese, è assoggettata alle imposte nel Regno Unito.

Questo crea un problema quando una società inglese viene considerata residente sia in Italia che in Inghilterra.  In questo caso una clausola di spareggio stabilisce che una società venga considerata residente nello stato contraente nel quale si trova la sede della sua direzione effettiva.

Non c’è una definizione strettamente giuridica di cosa costituisca la sede della sua direzione effettiva.  Comunque, il Commentario del Modello OCSE di Convenzione Fiscale (sul quale si basa la Convenzione Bilaterale) stabilisce che la sede della direzione effettiva è il luogo in cui le decisioni fondamentali di gestione e commerciali, necessarie per lo svolgimento dell’attività d’impresa nel suo complesso, sono in sostanza prese.  Il Commentario in seguito sancisce che per determinare quanto sopra debbano essere esaminati tutti i fatti e le circostanze pertinenti.

Il Commentario inoltre rileva che l’Italia ritiene che, nel determinare la sede della direzione effettiva, debba anche essere preso in considerazione il luogo dove si svolge l’attività principale e sostanziale del soggetto.

Potenziali implicazioni per la Vostra società

Affinché la Vostra società non sia considerata residente in Italia ai fini fiscali dalle Autorità Italiane, è essenziale che la direzione effettiva della società sia eseguita nel Regno Unito.  Come affermato in precedenza, non esiste una definizione precisa di ciò che costituisce la direzione effettiva.  Tuttavia, a nostro avviso, è indispensabile assicurarsi che tutti gli atti di amministrazione (ordinaria e di gestione) siano materialmente eseguiti nel Regno Unito.  Per individui residenti in Italia che sono amministratori di società inglesi questo significa che:

  1. le decisioni devono essere prese soltanto durante riunioni formali del Consiglio di Amministrazione nel Regno Unito;
  2. gli amministratori non devono tenere riunioni informali tra di loro al di fuori del Regno Unito;
  3. gli amministratori non devono impartire istruzioni ai dipendenti dal di fuori del Regno Unito;
  4. i normali atti amministrativi della società devono essere condotti nel Regno Unito;
  5. la sede centrale, con i dipendenti, deve essere fisicamente situata presso un indirizzo nel Regno Unito; e
  6. l’attività principale della società deve risiedere nel Regno Unito, o almeno al di fuori dell’Italia.

Riteniamo inoltre che sia fondamentale che tutte le riunioni siano adeguatamente documentate e che, prove quali i record dei voli, delle chiamate e delle e-mail, siano conservati al fine di dimostrare che le questioni di cui sopra siano state adeguatamente condotte nel Regno Unito.  Questi record potrebbero rivelarsi necessari per dimostrare che la sede della direzione effettiva della società è nel Regno Unito.

Si potrebbe sostenere che, per le aziende con un amministratore unico, i punti 1 e 2, di cui sopra, possano essere contestati dalle autorità per essere una pura formalità legale che non rispecchia la sostanza della situazione.  In questo caso è ancora più importante che i punti 3, 4, 5 e 6 possano essere efficacemente dimostrati.

Infine, ci sembra molto difficile giustificare che una società sia effettivamente gestita nel Regno Unito se l’amministratore (o amministratori) trascorre la maggior parte del tempo al di fuori del Regno Unito e la società non ha dipendenti nel Regno Unito.

Una breve sintesi della normativa

Per quanto riguarda le norme in materia di Stabile Organizzazione, una società inglese che è attiva in Italia verrà normalmente regolata dalla Convenzione Bilaterale.  Secondo quest’ultima, l’espressione “Stabile Organizzazione”, designa una sede fissa di affari in cui un azienda esercita in tutto o in parte la sua attività.  Esso comprende, tra le altre cose:

  1. una sede di direzione;
  2. una succursale;
  3. un ufficio;
  4. una officina;
  5. un laboratorio;
  6. un cantiere di costruzione o di montaggio la cui durata superi dodici mesi.

Un amministratore, o altra persona che agisca in Italia per conto di una società Britannica, è normalmente considerato una Stabile Organizzazione in Italia, se ha il potere di concludere contratti a nome della società ed esercita abitualmente questa autorità in Italia.  Questo non si applica se le attività sono limitate all’acquisto di merci per l’azienda.

Le norme contenute nella Convenzione Bilaterale sono molto simili alle norme contenute nella normative Italiana che, in sintesi, riconosce l’esistenza di una Stabile Organizzazione italiana se, tra le altre cose, una società ha una sede fissa di affari in Italia o se una persona firma contratti e prende decisioni in nome della società in Italia.

Potenziali conseguenze dell’essere considerato una Stabile Organizzazione

Se una società è ritenuta una Stabile Organizzazione in Italia, allora la Stabile Organizzazione dovrà registrarsi per le imposte in Italia, preparare conti e pagare le imposte come se fosse un entità indipendente italiana.  Per esempio, dovrà assicurarsi che i costi e i ricavi siano correttamente attribuiti alla stessa.

Software: Xero, QuickFile, e-conomic o VT

Perché tenere la contabilità

Ci sono tre principali ragioni che spingono a tenere la contabilità:

  • Per aiutare a gestire e far crescere il business
  • Per attenersi ai requisiti fiscali imposti da HMRC
  • Per attenersi ai requisiti imposti dal Companies Acts

Gestire e far crescere il business

Un accurato sistema di tenuta contabile permette di:

  • Confrontare le proprie previsioni con i dati finanziari effettivi al fine di valutare lo stato del business.
  • Analizzare costi e spese al fine di rendere il business più efficiente ed economico.
  • Scoprire quali sono i clienti e/o prodotti più redditizi e pianificare strategie per aumentare il rendimento di ogni singolo cliente.
  • Cogliere  tempestivamente i possibili segni di una difficoltà economica (cash flow) in modo da poter agire per tempo ed evitare possibili crisi.

Requisiti fiscali del HMRC e della contabilità.

Il cliente deve essere in grado di mostrare a tutti i portatori di interesse nei confronti del business, in particolare HMRC e gli investitori,  le modalità di funzionamento dell’attività. Esiste un periodo minimo per il quale è obbligatorio tenere informazioni e storici usati per la dichiarazioni dei redditi o per i reclami.

Ad esempio, sei anni per il VAT o cinque anni a partire dall’ultima data per completare il personal Self Assessment o la dichiarazione dei redditi per la propria società.

La contabilità non è un processo semplice

Tenere la contabilità, specialmente se si parla di VAT internazionale, non è un processo intuitivo. Necessita di molto tempo e costanza. La riconciliazione delle posizioni bancarie, dei fornitori e dei consumatori, deve essere effettuata regolarmente; inoltre, è necessario trattare la VAT correttamente. I proprietari di un’attività o i manager, specialmente per quanto riguarda i business recentemente avviati, tendono a svolgere tali mansioni con fretta e superficialità, che porta ad un lavoro eseguito non correttamente. Per questi motivi non raccomandiamo che i proprietari dei business effettuino queste operazioni per conto di se stessi.

Le differenti opzioni disponibili per la contabilità

Ci sono diverse vie per contabilizzare i movimenti finanziari:

  • Manualmente, tramite excel o anche su carta. Questo metodo è semplice e economico. Tuttavia, per le ragioni spiegate in precedenza, non raccomandiamo questo metodo
  • Utilizzare personalmente programmi specifici, come  Xero, e-conomic or QuickFile. Questa strada può funzionare, specialmente se la persona dispone di conoscenze relative alla contabilità. In caso contrario, sarà necessario un corso di formazione prima di iniziare.
  • Affidare la rendicontazione contabile ad un commercialista. Questa è una via che può funzionare bene, specialmente se non si è familiari con software online di contabilità.

Le basi di un semplice sistema di contabilizzazione

Quando si parla di contabilità, secondo il nostro punto di vista, è necessario tenere due cose a mente. Molto probabilmente, prima o poi si riceverà un’ispezione fiscale di verifica del VAT. Queste verifiche non sono di certo una cosa divertente. Durante la loro esecuzione:

  1. È necessario che tutti i conti relativi al VAT o al pagamento delle tasse siano in ordine nei relativi registri. Suddetti registri dovranno mostrare una lista di transazioni che saranno controllate meticolosamente dall’ispettore delle tasse/VAT. Egli selezionerà ogni elemento desueto  e voci random, chiedendo documentazione a supporto. Sarà necessario fornire la documentazione richiesta tempestivamente.
  2. Sarà necessario dimostrare all’ispettore delle tasse/VAT che tutte le voci registrate sono, a) se il business è una società,  “wholly & exclusively” (completamente ed esclusivamente) e, b) se il business è una partnership o una Sole Trader, “wholly, exclusively and necessarely” (completamente, esclusivamente e necessariamente) funzionali allo svolgimento del business. Di conseguenza non devono essere incluse nei vostri conti spese non connesse con l’esercizio dell’attività d’impresa. È importante inoltre essere certi di conoscere le regole che disciplinano le spese di intrattenimento, di viaggio e VAT.

Ci sono una serie di good practice che sono sempre valide indipendentemente dalle modalità scelte per tenere la contabilità delle attività del business:

  1. Tenete le vostre finanze separate da quelle della vostra attività. Aprite un conto bancario con il nome del business e usatelo solo per le operazioni del business. Non pagate mai le vostre spese personali tramite il vostro conto bancario dell’impresa e, allo stesso modo, non pagate spese derivanti dall’attività d’impresa con il vostro conto personale. Se necessitate di prelevare o versare denaro sul conto del business, usate assegni o trasferimenti elettronici. Nel caso in cui si debbano effettuare pagamenti in contanti utilizzate una prima nota in modo da monitorare provenienza e utilizzo del denaro. È consigliabile tenere la prima nota stabile intorno ad una certa cifra (ad esempio £1000). Quando sarà necessario ottenere i contanti, si potranno rimuovere tutte le ricevute e contabilizzarle nei registri per poi prelevare i contanti dal conto del business.
  2. Registrate propriamente tutte le spese. Si possono controbilanciare con i profitti solo le spese che sono completamente, esclusivamente e necessariamente sostenute per il business. È importante quindi chiedere e tenere le ricevute fiscali. Quando si è registrati con il VAT, è essenziale conservare tutte le ricevute VAT; senza di queste, non sarà possibile reclamare il rimborso VAT.
  3. Tenete tutti gli estratti conti bancari, voci e ricevute in tre set di file: uno per la banca, uno per le vendite e uno per gli acquisti. Attribuite un numero specifico a ogni singolo elemento in entrata e in uscita e annotatelo nei vostri registri o sul vostro computer. Ordinate poi le voci nelle tre cartelle rilevanti (sulla base della divisione in set, di cui sopra). In questo modo sarà possibile trovare ogni tipo di documento e ricevuta velocemente nel caso in cui abbiate una ispezione fiscale/VAT.
  4. Ogni settimana o ogni mese è importante verificare se si possiedono tutte le ricevute e se si sono registrate tutte le voci che compaiono nell’estratto conto bancario del business. Nel caso in cui i riscontri una mancanza, è importante annotare il corrispondente importo e registrare l’elemento con un numero di riferimento unico. Si consiglia di annotare tutti i numeri di riferimento accanto ai movimenti bancari.

Confronto dei software contabili: Xero, QuickFile, e-conomic & VT

La prima cosa che consigliamo è di scegliere il sistema preferito con cautela. Cambiare sistema in un secondo momento risulta oneroso sia dal punto di vista del tempo e sia dal punto di vista dei disagi derivanti dal cambio di metodologia. Per questa ragione, dal nostro punto di vista, quando si pensa di adottare un sistema, bisognerebbe farlo per almeno cinque anni.

Ognuno dei diversi programmi ha vantaggi e svantaggi. Potreste trovare che la facilità di utilizzo, il buon sistema di supporto e assistenza e una documentazione esaudiente siano più importanti del prezzo e delle funzionalità avanzate. Sono diversi i fattori da prendere in considerazione nel processo di scelta del software.

I prodotti che preferiamo sono al momento:

  • VT Transaction – molto semplice da usare, basato sul pacchetto excel, prezzo economico. Clicca qui per VT software web-site
  • XERO – molto efficace e potente, semplice da utilizzare. È un programma online che si integra ad altro software e necessita del pagamento di un canone mensile. Clicca qui per il web-site di XERO
  • E-conomic – un prodotto online leggermente meno potente del precedente anch’esso pagato con una quota mensile. Clicca qui per il sito di E-conomic
  • Quickfile – un prodotto online, non particolarmente potente, ma gratuito. Clicca qui per il web-site di Quickfile

Come già detto, ognuno dei diversi programmi ha propri vantaggi e svantaggi. Nel caso lo richiediate, saremmo lieti di darvi ulteriori spiegazioni e chiarimenti.

Outsource la tenuta della contabilità

AccountsCo outsource regolarmente servizi di contabilità con commercialisti specializzati in India. Questo processo può essere molto conveniente da un punto di vista economico, ma la nostra esperienza ci suggerisce che esso risulta efficace solo nel caso in cui vengano implementati decisi e forti processi di supporto; è inoltre necessario che il management aziendale supervisioni periodicamente i risultati.

 

Struttura societaria: Ltd inglese, LLP, Partnership o Sole trader

Struttura dei business in UK

Quando si inizia un’attività nel Regno Unito è necessario scegliere il tipo di struttura societaria che risulta più appropriato alle specifiche esigenze. Il processo di scelta riveste un’importanza primaria in quanto determinerà le responsabilità legali scaturenti dal contratto d’impresa, per esempio:

  • Leggi e regole per la costituzione della società
  • Tasse da gestire e pagare
  • Come incassare i profitti dall’attività
  • Responsabilità personali in caso di perdita economica dell’impresa
  • La struttura societaria è importante anche per la possibilità di reperire fondi ed effettuare investimenti, nonché la scelta di gestire il business personalmente o condividere con altri partner la gestione.

Tipi di Business nel Regno Unito

Ci sono quattro principali tipologie di entità legali che sono comunemente utilizzate in UK :

  1. Limited companies (Ltd inglese or Plc)
  2. Sole traders
  3. Normal business partnerships
  4. Limited liability partnerships (LLP)

Limited company (Ltd inglese)

Una limited company (Ltd inglese) è responsabile di se stessa; ciò significa che le finanze e debiti della ltd inglese sono separati e distinti da quelli dei propri soci. I profitti derivanti dalla sua gestione (dopo il pagamento della Corporation Tax) sono posseduti dalla società. La società stessa potrà in seguito decidere se distribuire tali profitti ai proprietari. Le private limited companies (Ltd inglese) sono le forme più comuni di società a responsabilità limitata. Le Public limited companies (Plc) sono comunemente utilizzate per società di scala maggiore, come ad esempio le società quotate in borsa.

Proprietà e management

Ogni Ltd inglese ha i cosiddetti “members” – persone fisiche o giuridiche che possiedono quote nella società. I members sono anche chiamati shareholders.

Nelle società sono presenti anche gli amministratori, che sono responsabili della gestione della attività. Gli amministratori spesso possiedono quote all’interno della società; tuttavia, possono decidere di non avere partecipazioni. Tecnicamente, una Private limited company (Ltd inglese) potrebbe avere solo uno shareholder e un amministratore, che possono anche essere la stessa persona.

Responsabilità legali

Ci sono diverse responsabilità legali che derivano dalla carica di amministratore in una ltd inglese. A tale proposito, vi initiamo a leggere il nostro blog: Responsabilità degli amministratori delle Ltd company

Responsabilità fiscali

Ogni anno fiscale, la società deve:

  • Organizzare e raggruppare i conti per la stesura del bilancio d’esercizio obbligatori per legge
  • Riferire a Company House il risultato economico annuale
  • Inviare a HMRC la dichiarazione dei redditi della società

Nel caso in cui il amministratore preveda di superare i £79.000 per anno di fatturato, la società dovrà registrarsi per il VAT

Responsabilità fiscali degli amministratori

Gli amministratori di una società, in quanto tali, sono considerati a tutti gli effetti come lavoratori dipendenti. Ciò significa che, da un punto di vista fiscale, guadagni personali e redditi d’impresa sono considerati distinti.

Un amministratore di una ltd inglese, deve presentare annualmente una dichiarazione dei redditi (self-assessment- Modello Unico). Se riceve un salario dalla società, pagare tasse e assicurazione nazionale attraverso il sistema PAYE (ritenuta d’acconto).

Sole Trader

I sole trader gestiscono il loro business individualmente. Ciò significa che il proprietario trattiene tutti gli utili derivanti dal business dopo aver pagato le imposte su tali redditi.  È possibile assumere dei dipendenti; sole trader significa che c’è una sola persona (te stesso) responsabile per il business, ma non significa che bisogna lavorare da soli.

Responsabilità legali

Un sole trader è responsabile personalmente per:

  • Ogni perdita d’impresa
  • Spese relative al business, come materiali e macchinari
  • Contabilizzare costi e ricavi

Responsabilità fiscali

Un sole trader deve:

  • Presentare una dichiarazione dei redditi annuale (Self Assessment)
  • Pagare imposte sui redditi sui profitti del business
  • Pagare la National Insurance (Previdenza Sociale)

Dovrà inoltre registrarsi per il VAT, nel caso in cui si preveda di superare i £79.000 per anno di fatturato.

Ordinary business partnership

In una business partnership, tutti i soci condividono la responsabilità personale per la società. I profitti vengono divisi liberamente in base a quanto definito dai soci stessi. Ogni socio dovrà pagare una imposta sui redditi derivanti dalla loro quota nella partnership.

In Scozia le partnership (note con il nome di “firms”) hanno una regolamentazione diversa. In particolare, le “firms” hanno una separata “personalità giuridica” da quella dei soci.

Responsabilità legali

Ogni socio è personalmente responsabile in relazione alla propria quota partecipativa per:

  • Ogni perdita che il business registra
  • Spese per beni comprati per l’azienda, come stock o attrezzature

Nel caso in cui non si voglia essere personalmente responsabili per l’attività del business, ma si voglia fondare una parnership, si potrà scegliere la forma societaria della limited partnership o della limited liability partnership
Un socio non deve essere necessariamente una persona fisica. Ad esempio, una limited company, avendo una propria “personalità giuridica”, può assumere il ruolo di partner in una partnership.

Responsabilità fiscali

Le partnership devono necessariamente incaricare un socio. Tale socio dovrà presentare annualmente una dichiarazione dei redditi della società tramite un partnership Self Assessment.

Tutti i soci devono:

  • presentare annualmente una dichiarazione dei redditi delle persone fisiche tramite un  Self Assessment
  • pagare una imposta sui redditi derivanti dalla loro quota nella partnership
  • pagare la National Insurance (Previdenza Sociale)

La partneship dovrà inoltre essere registrata per il VAT, nel caso in cui si preveda di superare i £79.000 per anno di fatturato.

Limited liability partnership

I soci di una Limited liability parnership non sono personalmente responsabili per i debiti che il business non è in grado di pagare. La loro responsabilità è limitata al capitale investito nella partnership. Questo tipo di struttura societaria è solitamente usata da organizzazioni di professionisti, come avvocati e commercialisti.

Responsabilità fiscali

Una Limited liability parnership dovrà presentare ogni anno un dichiarazione dei redditi della società presso HMRC, tramite un partnership Self Assessment.

Tutti i soci devono:

  • presentare annualmente una dichiarazione dei redditi delle persone fisiche tramite un  Self Assessment
  • pagare una imposta sui redditi derivanti dalla loro quota nella partnership
  • pagare la National Insurance (Previdenza Sociale)

La partneship dovrà inoltre essere registrata per il VAT, nel caso in cui si preveda di superare i £79.000 per anno di fatturato.

UK Ltd

Una Limited Company (Ltd)

Una limited company protegge i suoi proprietari/soci ed è efficiente da un punto di vista fiscale.  Di solito questo rende la Ltd una delle migliori strutture societarie per un nuovo business nel UK.

Una Ltd è una entità legale separata ed è distinta dai suoi proprietari (chiamati “members” o “shareholders”) e dai suoi Amministratori (chiamati “Directors”). Una Ltd è responsabile di se stessa per tutto ciò che fa, incluso il pagamento delle imposte; le sue finanze sono separate e distinte da quelli personali degli azionisti e amministratori. Questo significa che una Ltd è responsabile per i suoi debiti e obbligazioni.  Di conseguenza, in una causa legale, nella maggioranza dei casi, non sono i suoi azionisti e amministratori, ma la Ltd che è responsabile per i suoi debiti.

Quando si chiude una limited company, ci possono essere dei costi a carico dei suoi azionisti. Questi costi sono normalmente limitati  alle quote capitale non pagate. Per esempio, se una società che ha emesso 100 azioni con un valore nominale di £1 cadauna, chiude o va in fallimento, il contributo massimo che suoi azionisti  dovranno pagare verso fatture non pagate (liquidazione dei debiti) sarà la quota di capitale non pagata. In questo caso, £100 meno qualsasi ammontare già pagato in precedenza dagli azionisti per il pagamento delle azioni della Ltd.

Gli amministratori della limited company non sono personalmente responsabili per debiti che la Ltd non è in grado di pagare in caso vada male, a patto che non abbiano infranto la legge.

Tutti i profitti generati dalla Ltd (dopo il pagamento della Corporation Tax-imposta sulle società) possono essere distribuiti ai suoi azionisti come dividendi.

Proprietà

Ogni limited company ha proprietari (chiamati azionisti, membri o soci) che sono persone fisiche o giuridiche (organizzazioni) che posseggono quote nella società. Gli amministratori sono responsabili per la gestione della Limited Company.  Gli amministratori spesso possiedono quote all’interno della società; tuttavia, possono decidere di non avere partecipazioni. Tecnicamente, una UK Private limited company deve avere almeno uno shareholder e un amministratore. Gli Shareholders possono essere anche amministratori e viceversa.

Fondazione

E’ necessario costituire e registrare la Limited Company con Companies House e informare HM Reveue & Customs (HMRC) su quando la Ltd avvia attività commerciali.

Amministrazione della limited company

Ogni anno fiscale, la società Ltd deve:

  • Organizzare e raggruppare i conti per la stesura del bilancio d’esercizio obbligatori per legge
  • Inviare alla Company House il risultato economico annuale
  • Inviare a HMRC la dichiarazione dei redditi della società

Questo è richiesto anche se la società non ha operato nell’anno in questione.

Nel caso in cui il amministratore preveda di superare i £79.000 per anno di fatturato, la società dovrà registrarsi per il VAT.

Responsabilità degli amministratori

Un amministratore di una limited company, deve:

  • Presentare annualmente una dichiarazione dei redditi (self-assessment)
  • Se riceve un salario dalla società, pagare tasse e previdenza sociale (National Insurance) attraverso il sistema PAYE (ritenuta d’acconto)